Бухгалтеру на аутсорсинге поначалу бывает трудно определить стоимость услуг. Слишком большая цена отпугнет заказчика, а низкая не оправдает трудозатраты. Узнайте из этой статьи от чего отталкиваться, как быстро «прикинуть» цену с помощью специального калькулятора и как обосновать цену для заказчика.

В этой статье:

• Почему это важно
• От чего зависит стоимость бухгалтерского обслуживания
• Трудоемкость может зависеть от множества факторов — смотрите основные в таблице:
• Как же учесть все?
• Модели расчета стоимости
• Расчет стоимости бухгалтерских услуг по количеству операций
• Фиксированная ежемесячная оплата
• Почасовая оплата
• Комбинированные модели ценообразования
• Онлайн-калькулятор для расчета стоимости бухуслуг
• Учет реальной трудоемкости
• Что в итоге

Почему это важно

Сумма, о которой договорятся клиент и бухгалтер-аутсорсер, будет прописана в договоре на бухгалтерское обслуживание и это может стать миной замедленного действия. При составлении договора аутсорсер еще не догадывается, что он сам себе начинает копать яму, написав в предмете договора «Бухгалтерское обслуживание», а в стоимости услуг, например, 20 000 рублей. Таким образом он подписался делать абсолютно все за эти деньги, потому что скорее всего клиент поймет это именно так.

Есть несколько способов ценообразования, но у каждого есть подводные камни, расскажем о них ниже.

Основа ценообразования — это трудоемкость. Аутсорсер продает свое время, а доход аутсорсера зависит от стоимости его часа. Вам нужно понять, сколько времени и усилий нужно на обслуживание конкретного клиента. Проще говоря, сколько человеко-часов для этого понадобится. Зная этот показатель, вы сможете точно оценить стоимость услуг:

Стоимость услуг = Трудоемкость (часов в месяц) × Стоимость часа работы

Попробуйте сделать расчет стоимости бухгалтерских услуг на нашем онлайн-калькуляторе. Он поможет установить базовую цену на основе понятных параметров.

Трудоемкость может зависеть от множества факторов — смотрите основные в таблице:

Факторы, влияющие на трудоемкость

Есть много факторов, влияющих на трудоемкость. Бухгалтеры учесть время на обработку первички или составление отчетности, но забывают о том, что на ответы клиентам в чатах времени иногда уходит больше времени, чем на заполнение декларации.

Пример из практики: у клиента 27 чатов, в которых приходится состоять бухгалтеру и отвечать на вопросы сотрудников клиента и исполнителей. Кроме того, руководитель постоянно в разъездах и очень занят, поэтому приходится многократно отправлять напоминания, что нужно подписать платежные поручения. Именно в этом ключевая трудоемкость ключевая трудоемкость, хотя со стороны это «обычный ИП на УСН», и неопытный аутсорсер подсчитывая цену учтет только систему налогообложения и количество сотрудников.

Как же учесть все?

Для оценки трудоемкости соберите все параметры клиента от налоговой системы до количества кассовых аппаратов, вплоть до ответа на вопрос «А кто у вас делает чеки на возврат?». Это будет основа для предварительного расчета.

Есть разные подходы для определения базовой трудоемкости. Вы можете опираться на средние показатели времени на обработку операций или статистику, собранную при работе с другими клиентами. Главная задача — перевести входящие параметры в часы работы бухгалтера.

В практике аутсорсеров существует несколько моделей расчета стоимости услуг, и у каждой из этих моделей есть плюсы и минусы. Забегая вперед, скажем сразу, что минусов всегда больше. Каждая модель опирается на представление о трудоемкости, но реализует это по-своему. Чем точнее выбранный метод отражает реальные трудозатраты, тем справедливее и прозрачнее будет итоговая стоимость для обеих сторон.

В этом случае трудоемкость напрямую зависит от количества обработанных документов и операций. Каждая операция — это отдельная единица работы бухгалтера.

Базовая формула расчета стоимости одной операции:

Стоимость операции = Время на обработку × Стоимость часа

Например, на обработку одного документа у бухгалтера уходит 10 минут, т.е. 0,6 часа, таких операций у клиента в месяц будет 100. Стоимость часа работы бухгалтера на первичке — 0,7 тыс. руб.. Стоимость обработки 100 документов:

0,6 х 0,7 х 100 = 42 тыс. руб.

В тарифах обычно указывают диапазон: например, «до 30 операций — 10 000 рублей, 31–60 операций — 15 000 рублей». Один документ может считаться как несколько операций. Например, накладная, в которой много позиций. Или наоборот — начисление зарплаты всем сотрудникам считается одной операцией, если штат маленький.

Плюсы модели расчета по операциям в его простоте — все можно рассчитать по журналу операций в бухгалтерской программе.

Но есть подводные камни:

1. При расчете коммерческого предложения и при заключении договора клиенту заранее непонятно, сколько будет стоить обслуживание по факту.
2. Каждый бухгалтер знает, как одну и ту же операцию в программе можно превратить в несколько, если приложить усилия, и тем самым раздуть журнал операций. Таким образом, модель создает возможность для махинаций, при этом клиент никогда не поймет, что количество операций искусственно увеличено.
3. Модель не учитывает множество другой работы — общение в чатах, созвоны и консультирование, проверку договоров, корректировку документов, вопросы сотрудников.

На практике, этот метод применяют крупные аутсорсинговые компании, с четкими регламентами. Если вы — фрилансер, при таком расчете для вас будет больше минусов.

Здесь все просто: бухгалтер и клиент договариваются о стабильной сумме за месяц. Эта сумма покрывает стандартный объем задач в рамках ожидаемой трудоемкости. И Такой формат подходит для клиентов с ровной загрузкой и понятным объемом работы. Расходы не скачут, а бухгалтер не тратит время на постоянные пересчеты.

Если клиент новый и статистики по нему еще нет, бухгалтеры опираются на опыт работы с похожими компаниями. Сравнивают отрасль, систему налогообложения, количество сотрудников, типичные объемы документов. Но мы то уже знаем, что да клиента с одинаковыми параметрами может приносить абсолютно разный объем работы. Если используете этот метод, то лучше сразу договориться с клиентом, что если через месяц-два фактическая трудоемкость окажется сильно больше от расчетной, тариф будет пересмотрен.

Так может выглядеть расшифровка с фиксированной стоимостью:

Плюсы метода — простой расчет, а клиенту понятно, сколько он заплатит за месяц.

Но и здесь есть подводные камни:

1. Метод не дает точного ответа на вопрос «что конкретно делает бухгалтер в рамках обслуживания?». Например, должен ли бухгалтер мониторить выгодные условия банковского обслуживания, должен ли проверять контрагентов на безопасность, и т.д. В итоге у клиента нет понимания объема работы бухгалтера. Этот момент клиент всегда трактует в свою пользу, превращая аутсорсера в главного бухгалтера, но без соцпакета.
2. Метод не дает ответа и на вопрос «за что отвечает бухгалтер, а за что ответственность лежит на клиенте?». Например, кто контролирует деловую цель, или кто проверяет первичку по содержанию? Должен ли бухгалтер напоминать по несколько раз заказчику о том, что в банке не подписаны платежки? В итоге при проблемах клиент считает, что виноват аутсорсер, а аутсорсер уверен, что это зоны ответственности клиента. Например, если доначислили налоги или случилась задержка выплаты зарплаты.
3. Сложно поднять стоимость, если параметры не изменились, но объем ответственности вырос.

Самый прямой способ учета трудозатрат: бухгалтер фиксирует затраченное время и выставляет счет исходя из количества часов. Стоимость услуг рассчитывается по факту. Формула понятная:

Стоимость услуг = Количество фактически затраченных часов × Стоимость часа

Этот вариант подходит для нестандартных задач, консалтинга, настройки учета, когда невозможно заранее точно оценить трудоемкость. Его преимущество — точность. Недостаток — непредсказуемость для клиента.

Например, клиенту на ОСНО требуется восстановление учета за 6 месяцев. До начала работы невозможно точно оценить, сколько времени она займет. Стороны фиксируют только ставку — 2 000 рублей в час. Работа заняла 40 часов. Расчет стоимости: 40 × 2 000 = 80 000 рублей за проект.

В комбинированных моделях базовая сумма покрывает стандартный объем работы, а задачи сверх него оплачиваются дополнительно. Например, отдельно могут тарифицироваться разовые консультации, подготовка отчетов вне пакета, операции сверх определенного количества.

Подход учитывает реальную загрузку, делает тариф гибким и справедливым для обеих сторон. Модель хорошо подходит для компаний с сезонными всплесками или нестабильным объемом задач.

Онлайн-калькулятор для расчета стоимости бухуслуг

Вопрос ценообразования абонентских услуг - очень непростой.

Аутсорсеру нужно учесть в стоимости, кроче обычных привычных операций в 1С, и зоны контроля, и границы ответственности, иначе любой клиент стремится сделать из аутсорсера своего личного бухгалтера. Когда у аутсорсера-фрилансера собирается 10-15 таких клиентов с неясными условиями договора, бухгалтер начинает тихо ненавидеть клиентов - потому что телефон не умолкает, в 50 чатах одновременно копятся задачи, а в ЭДО падают требования. Если вы уже столкнулись с такими проблемами, знайте: пора перестраивать ценообразование, а это значит:

1. Составить свой личный (не чей-то из интернета) калькулятор стоимости обслуживания.
2. Составить свою собственную номенклатуру услуг. Например, у нас в перечне порядка 150 услуг. (Да, услуги “ИП на УСН” для нас не существует).
3. Передоговориться с клиентами, разграничить зоны ответственности, и самое сложное - соблюдать эти договоренности.

Но если вы только начинаете свою частную практику, и вам нужно от чего-то оттолкнуться, чтобы составить коммерческое предложение для клиента, предлагаем воспользоваться нашим онлайн-калькулятором. При его создании мы изучили ценообразование более 30 аутсорсеров по всей России. Каждый блок калькулятора связан с определенными факторами, которые влияют на трудоемкость. Вот что он учитывает:

• форму бизнеса и систему налогообложения;
• количество сотрудников, операций, документов, расчетных счетов, онлайн-касс, терминалов эквайринга;
• наличие дополнительных задач — кадровый и воинский учет, проведение сверок с контрагентами;
• формат общения с клиентом и уровень его организованности;
• квалификацию исполнителя, от которой зависит ставка за час.

На выходе получается базовая фиксированная стоимость, которая учитывает факторы, влияющие на трудоемкость.

Пример расчета на калькуляторе. Исходные данные:

• ООО на доходно-расходной УСН;
• сложность учета — обычная;
• клиент организованный, времени на общение уходит немного;
• 5 сотрудников, требуется кадровый и воинский учет, а также расчет больничных;
• расчетный счет, онлайн-касса и эквайринг — все в единственном экземпляре;
• число документов: 50 входящих, 50 исходящих, 20 платежных поручений;
• в пакет входит составление актов сверки с контрагентами.

Итоговая стоимость, если бухгалтер средней квалификации: 43 500 рублей в месяц.

Калькулятор помогает выставить цену до начала работы и объяснить клиенту, откуда она берется. Однако это только стартовая точка. Он не видит неожиданных задач, сбоев в регламенте, отраслевой специфики и региональных особенностей. Эти факторы становятся понятны только в работе.

Учет реальной трудоемкости

Чтобы понять реальную загрузку бухгалтера, нужно отслеживать время, фактически затраченное на выполнение задач для клиента. Это удобно делать в таблице учета трудоемкости.
Принцип составления таблицы: поделить всю работу на участки, а задачи — на типы. А затем фиксировать, сколько времени тратится на тот или иной тип задач по каждому участку.

Примеры участков:

• банк и касса,
• зарплата и отчеты по персоналу,
• документация,
• налоговая отчетность,
• учет по направлениям (основные средства, НМА, лизинг и другое).

А вот как можно сгруппировать задачи:

1. Постоянная планируемая — регулярная и понятная работа, например, расчет зарплаты.
2. Постоянная неясная — задача повторяется, но не по расписанию, например, выставление счета.
3. По сроку — задача с конкретным дедлайном, например, отправка отчетности в налоговую.
4. Срочная — внеплановая задача, которую нужно выполнить немедленно.
5. Неожиданная — задача, которая не входит в стандартный набор, например, сверка с контрагентом по просьбе клиента.
6. Обсуждения ) — уточнения, просьбы «посмотреть и обсудить». Такие трудозатраты часто остаются неучтенными.

Каждая операция в течение дня вносится в таблицу. Бухгалтер указывает:

• для какого клиента она выполнена;
• к какому участку относятся;
• содержание операции, то есть что именно сделано;
• тип задачи — постоянная планируемая, срочная, неожиданная или иная;
• сколько времени заняло ее выполнение.

Готовая таблица выглядит примерно так:

Такую таблицу желательно вести в течение первых 1–2 месяцев. Такая фотография рабочего дня, которая даст реальную оценку трудоемкости. Если она стабильно превышает рассчитанную на старте работы, нужно пересмотреть тариф.

Пересмотр касается не только суммы, но и регламентов. Возможно, придется скорректировать списки задач, которые входят в обслуживание или требуют отдельной оплаты.

Что в итоге

Моделей ценообразования в сфере бухгалтерских услуг несколько — подходящая подбирается под клиента и формат работы. В основе лежит оценка трудоемкости.

Для начала рассчитайте стоимость с помощью нашего калькулятора, чтобы сразу установить понятный тариф. Первые месяцы отслеживайте, сколько времени уходит на задачи клиента на деле. Если расчет не совпадает с реальностью, стоимость лучше пересмотреть. Такой подход помогает установить честную и обоснованную цену на ваши услуги.