На фоне борьбы с нелегальной занятостью ФНС уделяет пристальное внимание бизнесу, который работает с самозанятыми. Это не значит, что от сотрудничества с самозанятыми нужно совсем отказаться, но меры предосторожности соблюдать надо.
В этой статье:
- Как государство контролирует расчеты с самозанятыми
- Алгоритм безопасных расчетов с самозанятыми
- Перед началом работы с самозанятым
- При заключении договора с самозанятым
- При платежах самозанятым
- При сдаче-приемке работ или услуг
- Ответственность бизнеса за нарушения при работе с самозанятыми
- Чек-лист: как безопасно платить самозанятым
Как государство контролирует расчеты с самозанятыми
В 2025 году налоговики усилили контроль за расчетами между бизнесом и плательщиками НПД, то есть самозанятыми. Они анализируют:
- за что бизнес платит самозанятым, сколько и как часто;
- какую долю в доходах самозанятого составляют выплаты от конкретного заказчика;
- где самозанятые работали раньше;
- связаны ли текущие заказчики самозанятого с его бывшими работодателями.
Особое внимание налоговиков привлекут заказчики, которые в течение 12 месяцев сотрудничают более чем с 10 самозанятыми, с каждым более 3 месяцев, и платят им ежемесячно более 20 тыс. руб. (п. 3 перечня из Приказа Минтруда от 02.02.2024 № 40н).
Если налоговики заподозрят нарушения, заказчик рискует попасть под проверку, поэтому с самозанятыми подрядчиками нужно работать осторожно и минимизировать риски.
Кроме налоговиков, расчеты бизнеса с самозанятыми мониторят и банки в рамках «противоотмывочного» законодательства (письмо Банка России от 30.05.2019 № ИН-06-59/46).
Пройдите практический мини-курс «Исполнитель на НПД» и разберитесь, как оформлять договоры с самозанятыми, вести учет, избежать переквалификации отношений в трудовые и использовать преимущества режима на практике.
Алгоритм безопасных расчетов с самозанятыми
Перед началом работы с самозанятым
Проверяйте статус самозанятого физлица. Запросите у него справку, подтверждающую статус плательщика НПД. Такую справку самозанятый может сформировать в приложении «Мой налог». Также можно самостоятельно проверить статус самозанятого по ИНН в специальном сервисе ФНС.
При проверке статуса обратите внимание на дату его регистрации в качестве самозанятого. Если человек стал самозанятым совсем недавно, налоговики могут заподозрить, что именно вы стали инициатором регистрации исполнителя в этом статусе, чтобы не платить за него НДФЛ и взносы. Подозрения усилятся, если бизнес привлекает сразу несколько самозанятых, получивших этот статус одновременно непосредственно перед началом сотрудничества с заказчиком (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 22.10.2024 № Ф10-4162/2024 по делу № А83-21915/2023).
Убедитесь, что вам можно сотрудничать с этим самозанятым. Иногда у самозанятого обязательно должен быть еще и статус ИП. Например, если занимается грузоперевозками (п. 6 ст. 2 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ, далее — закон № 422-ФЗ; пп. 13 п. 1 ст. 2 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта).
Если требуется статус ИП, проверьте, есть ли он у самозанятого и в ЕГРИП соответствующие коды ОКВЭД.
Также убедитесь, что самозанятый не состоял в трудовых отношениях с заказчиком в течение 2 лет до даты начала сотрудничества (пп. 8 п. 2 ст. 6 закона № 422-ФЗ).
Риск есть и в том случае, если со дня увольнения прошло уже больше чем за 2 года, но есть другие факторы, в совокупности с которыми суд приходит к выводу о подмене трудовых отношений (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 02.09.2025 N Ф02-2722/2025 по делу № А69-2620/2024). И даже если самозанятый совсем не работал в той структуре, с которой сотрудничает, но был трудоустроен в аффилированную с заказчиком структуру (перечень показателей для оценки системных рисков организаций при работе с самозанятыми).
При заключении договора с самозанятым
Важно отслеживать, чтобы в договоре не было ничего, что указывало бы на трудовые отношения с исполнителем.
Ключевые признаки подмены трудовых отношений — бессрочные договоры с самозанятыми, постоянное перезаключение договоров на новый срок, отсутствие у самозанятых других заказчиков, формальная регистрация самозанятости по инициативе бизнеса (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 25.04.2025 № Ф04-639/2025 по делу № А45-7788/2024).
Самый безопасный вариант договорных отношений с самозанятыми — краткосрочные договоры на конкретный объем работ, конкретную услугу, с оплатой по факту сдачи-приемки выполненных работ без привязки к датам и способам расчетов с сотрудниками (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 02.07.2024 № Ф10-2279/2024 по делу № А35-10768/2022).
Проследите, чтобы в договоре не было таких признаков (письма ФНС России от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674, от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@):
- Организационная зависимость самозанятого от заказчика. Например, обязанность соблюдать правила трудового распорядка заказчика, режим работы, график отпусков и пр.;
- Инфраструктурная зависимость. Например, обязанность заказчика обеспечить исполнителя рабочим местом, материалами, оборудованием.
Имеют значение и условия расчетов с самозанятыми. Чтобы избежать риска переквалификации отношений в трудовые, будьте бдительны:
- Тарификация работ (услуг) самозанятых не должна осуществляться на базе существующей системы оплаты труда заказчика, тарифных ставок, штатного расписания, окладов.
- Не должно быть регулярных расчетов одинаковыми суммами.
- Дни выплаты зарплаты не должны совпадать с датами расчетов с самозанятыми.
- Не нужно платить самозанятым в рамках зарплатного проекта.
- Нельзя выдавать самозанятым деньги под отчет, в т.ч. в качестве командировочных, представительских расходов.
- Не допускается оплата товаров и услуг за самозанятого (например, оплата питания, проживания, обучения) и расчеты с ним в натуральной форме.
- Не допускается предоставлять самозанятым займы, продавать товары в рассрочку, с отсрочкой платежа, по себестоимости, выплачивать им премии, пособия, компенсаций, матпомощь. Все это свойственно отношениям между работодателем и сотрудником.
- Расчеты с самозанятыми не должны отражаться в бухучете на счетах 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Подтверждение — в судебной практике, например:
- Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 15.08.2025 № Ф04-2308/2025 по делу № А70-20768/2024).
- Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 02.09.2024 № Ф02-4001/2024 по делу № А58-1506/2023.
- Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 14.05.2024 № Ф04-1171/2024 по делу № А81-7446/2023.
- Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 09.12.2024 № Ф09-6801/24 по делу № А07-7990/2023).
При платежах самозанятым
Первое и главное правило — на каждый платеж самозанятый должен предоставить чек.
Если в чеке будут указаны слова «зарплата», «аванс», у бизнеса могут возникнуть проблемы с налоговиками (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 12.12.2024 № Ф10-5127/2024 по делу № А54-3934/2023).
Проблемы могут возникнуть, даже если чеки есть и правильно оформлены. Например, если несколько самозанятых по расчетам с одним заказчиком оформляют чеки одновременно или с одного IP-адреса — это может стать причиной обвинения бизнеса в создании незаконной схемы (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 22.10.2024 № Ф10-4162/2024 по делу № А83-21915/2023).
При сдаче-приемке работ или услуг
Хотя по закону самозанятые не обязаны оформлять акты, заказчику они необходимы. Если нет акта, или его заполнили чисто формально — налоговая может не только снять расходы, но и заподозрит формальный характер самозанятости исполнителя (информация с сайта ФНС, Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 25.04.2025 № Ф04-639/2025 по делу № А45-7788/2024).
Ответственность бизнеса за нарушения при работе с самозанятыми
Если взаимоотношения бизнеса с самозанятым переквалифицируют в трудовые правоотношения, это грозит начислением НДФЛ и страховых взносов, пеней. Причем штраф по ст. 123 НК РФ будет рассчитан от всей суммы неудержанного НДФЛ без учета налога, который заплатил самозанятый (Определение Судебной коллегии по экономическим спорам ВС РФ от 03.02.2025 № 309-ЭС24-20306 по делу № А76-20897/2023).
Трудовая инспекция может наложить штраф за нарушение трудового законодательства согласно п. 4 ст. 5.27 КоАП РФ и обязать заключить с самозанятыми трудовые договоры (Кассационное определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 10.01.2023 № 88А-1253/2023).
Чтобы избежать претензий от ФНС при работе с самозанятыми, пройдите практический мини-курс «Исполнитель на НПД».
Чек-лист: как безопасно платить самозанятым
- Проверьте возможность сотрудничества с самозанятым: есть ли статус плательщика НПД и когда он получен, не было ли трудовых отношений с заказчиком и аффилированными лицами за последние два года, и при необходимости — есть ли статус ИП и соответствующие коды ОКВЭД.
- Составьте договор с самозанятым так, чтобы в нем не было признаков, присущим трудовым договорам.
- Не платите самозанятым в те же дни, в которые перечисляете сотрудникам зарплату.
- Всегда оформляйте акты и получайте от самозанятых чеки на каждую оплату.
- Не отражайте в бухучете платежи самозанятым на счетах расчета с персоналом. Рекомендуем использовать счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 76 «Расчеты с прочими деб
